El administrador de fincas es una figura clave en la gestión de comunidades de propietarios: conoce cuáles son sus funciones.
La figura del administrador de fincas va ligada de forma directa a la gestión de comunidades de propietarios. Son muchas las tareas que deben desempeñarse en este marco: asesorar a los propietarios, gestionar incidencias y reparaciones, llevar las cuentas de la comunidad, convocar y actuar como secretario en las reuniones de la junta… Por eso es habitual delegar este trabajo en un profesional o equipo de profesionales cualificados.
Para que lo sepas todo sobre la administración de fincas y su utilidad, en este artículo te contamos qué es un administrador de fincas y cuáles son sus funciones en el marco de las comunidades de propietarios.
¿Qué es un administrador de fincas?
Un administrador o gestor de fincas es un profesional encargado de la gestión de fincas rústicas o urbanas, bien por decisión de un propietario particular, bien por decisión de una comunidad de propietarios.
Aunque lo más frecuente es asociar su figura a los regímenes de propiedad horizontal (es decir, a los casos en que existen varios propietarios de inmuebles dentro de una misma comunidad o urbanización), sus funciones también pueden desarrollarse para propietarios individuales que no se encuentren integrados en un régimen de comunidad.
El administrador de fincas es el encargado de administrar los elementos comunes de las comunidades de propietarios, así como bienes inmuebles y rústicos, propiedad de terceros, según la Ley de Propiedad Horizontal y la Ley de Arrendamientos Urbanos y Rústicos.
Entre otras cosas, un administrador de fincas se encargará de los aspectos económicos, técnicos y legales relacionados con la gestión de inmuebles, actuando como interlocutor y mediador en el caso de las comunidades de propietarios.
Funciones de un administrador de fincas
El trabajo de un administrador de fincas es muy diverso y abarca todos los aspectos relacionados con la gestión de fincas y comunidades de fincas. En el caso de las comunidades de propietarios, encontramos las funciones del administrador en la Ley de Propiedad Horizontal (artículo 20). Son las siguientes:
- Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, además de llevar a cabo las advertencias y apercibimientos que resulten oportunas a los titulares.
- Preparar con la antelación necesaria y someter a la junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacerles frente.
- Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
- Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras, efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
- Actuar como secretario de la junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
- Todas las demás atribuciones que se confieran por la junta.
En realidad, las funciones del gestor de fincas suelen ir más allá, encargándose de la contabilidad de la comunidad en calidad de asesoría fiscal, de negociar con bancos y tratar con las administraciones públicas, mediar en asuntos de la comunidad cuando existan desacuerdos, de contratar a profesionales técnicos y alcanzar acuerdos que respondan a los intereses de los propietarios… Los administradores también suelen encargarse de los casos de morosidad en el pago de las cuotas de la comunidad.
Dado que el administrador también actúa como secretario, tendrá la obligación de custodiar los libros de actas de la junta de propietarios, así como de conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.
¿Es obligatorio tener un administrador de fincas?
A pesar de la complejidad asociada a la administración de comunidades de propietarios, la Ley de Propiedad Horizontal no exige contar con esta figura. Tampoco los propietarios individuales que no se integren en este tipo de régimen precisan contar con un administrador de fincas.
En algunas comunidades de propietarios el presidente de la comunidad es el encargado de realizar todas las gestiones asociadas a un administrador de fincas. También es posible que exista un equipo designado por la junta que se reparta las distintas parcelas de trabajo asociadas a la comunidad.
La propia Ley de Propiedad Horizontal asegura que las funciones del secretario y del administrador «serán ejercidas por el presidente de la comunidad, salvo que los estatutos o la junta de propietarios por acuerdo mayoritario, dispongan la provisión de dichos cargos separadamente de la presidencia.»
En general, lo más recomendable es delegar este tipo de tareas en un profesional cualificado para evitar errores y contar con la figura de un tercero imparcial que pueda mediar en los asuntos de la comunidad.
La mayoría de comunidades de propietarios cuentan con un gestor de fincas encargado del día a día de la comunidad. Esto suele conllevar un ahorro económico y una mayor seguridad jurídica. Además, es recomendable optar por un profesional colegiado que se encuentre respaldado por un seguro que cubra cualquier incidente que pueda afectar a la comunidad y que disponga de formación actualizada y constante.
Ventajas de tener un administrador de fincas colegiado
Contratar a un administrador de fincas ofrece numerosas ventajas que pueden marcar la diferencia en la gestión eficiente de una comunidad de propietarios:
- Conocimientos técnicos y legales: Los administradores de fincas colegiados están al tanto de las últimas novedades en legislación y jurisprudencia aplicables a la gestión de comunidades, lo que se traduce en ofrecer un asesoramiento adecuado y evitar posibles problemas legales.
- Experiencia y profesionalidad: Estos profesionales cuentan con una amplia experiencia, lo que les permite aplicar las mejores prácticas y soluciones a los problemas que puedan surgir en el día a día.
- Garantía de calidad: Al estar colegiados, los administradores de fincas están sujetos a un control de calidad por parte del colegio profesional, lo que garantiza que su trabajo se ajuste a los estándares de calidad y ética establecidos por la profesión.
- Seguro de responsabilidad civil: Los administradores de fincas colegiados cuentan con un seguro de responsabilidad civil que cubre cualquier incidencia o daño que pueda ocurrir en el ejercicio de su labor, protegiendo así a la comunidad de propietarios.
- Acceso a recursos y servicios: Tienen acceso a una amplia red de recursos, servicios y colaboradores que pueden ser de gran utilidad para mejorar la gestión de la comunidad.
¿Cuánto se cobra en una administración de fincas?
Contratar a un administrador de fincas implica un coste para la comunidad de propietarios o el propietario individual. Es importante analizar detenidamente los servicios que ofrece el administrador y evaluar si se ajustan a las necesidades específicas de la propiedad o comunidad. Te presentamos algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de valorar el coste de los servicios de un administrador de fincas.
- Comparación de tarifas: Es recomendable solicitar varios presupuestos y comparar las tarifas y servicios ofrecidos por diferentes profesionales. Esto te permitirá obtener una idea más precisa del coste medio en tu zona y elegir la opción que mejor se adapte a tus necesidades y presupuesto.
- Transparencia en los costes: Un buen administrador de fincas debe ser transparente en cuanto a sus honorarios y explicar detalladamente los servicios incluidos en su tarifa.
- Relación calidad-precio: No solo debes fijarte en el precio, sino también en la calidad y eficiencia de su trabajo.
El precio de una administración de fincas puede variar según diversos factores, como la ubicación geográfica, el tamaño de la comunidad, etc.
Por lo general, los administradores de fincas establecen sus honorarios en función de un importe fijo mensual o anual, aunque también pueden cobrar por servicios adicionales específicos.
Cómo elegir al mejor administrador de fincas en tu zona
Seleccionar al mejor administrador de fincas en tu zona es una tarea crucial para garantizar una gestión eficiente y adecuada de tu comunidad. Para facilitar esta elección, te ofrecemos algunos consejos a tener en cuenta durante el proceso de selección:
- Comunicación: Un buen administrador de fincas debe mantener una comunicación fluida y transparente con los propietarios, informando de forma regular sobre las acciones realizadas y los resultados obtenidos.
- Proactividad: Es fundamental que el administrador de fincas tome la iniciativa para detectar y solucionar problemas, así como para proponer mejoras en la gestión de la comunidad.
- Capacidad de negociación: Un administrador de fincas eficiente debe ser capaz de negociar con proveedores y contratar servicios en las mejores condiciones posibles para la comunidad.
- Conocimientos legales y técnicos: El administrador de fincas debe estar al tanto de las leyes y normativas aplicables, así como de los aspectos técnicos relacionados con el mantenimiento y conservación de la propiedad.